Organizimi, Struktura dhe Funksionimi i Grupit të Kolegëve

Pas përfundimit të të gjithë dokumentave të përmendur më sipër, Facilitatori bën aplikimin për akreditim të Grupit të Kolegëve duke i dërguar ASCK-së në adresën info@asck.gov.al mesazhin si modeli më poshtë, me dokumentat përkatëse bashkëlidhur (Kjo listë dokumentash përkon me atë që jepet te “Formulari i aplikimit për akreditim”:

Përshëndetje,
Jam ____________________________, Mjeke Familje/infermjere në QSH _________ ________________________. Me anë të këtij mesazhi dua t’ju dërgoj setin për aplikim
për akreditim të aktivitetit “Grupi i Kolegëve” me ______________________________ ________ lidhur me _______________ :
1. Formularin e aplikimit për akreditim
2. Kalendarin e Takimeve
3. Formularin e vlerësimit te aktivitetit
4. CV e Facilitatorit
5. Kopjen e skanuar të faqes së fundit të formularit të aplikimit, të frmosur nga titullari dhe të vulosur me vulë institucioni
6. Materiali reference
7. Kopje të certifikatës për profesionistët pjesëmarrës në aktivitet
Mbetem në pritje të konfrmimit nga ju të specialistes me të cilën do të vazhdoj komunikimin gjatë ciklit të takimeve.

ASCK-ja, në përgjigje të këtij mesazhi dhe dokumentave bashkëlidhur, pasi verifkon përkatësinë e dokumentave të dërguar, brenda dy ditëve pune i kthen përgjigje facilitatorit duke konfirmuar marrjen e mesazhit dhe brenda tre ditëve facilitatori i Grupit të Kolegëve kontaktohet nga specialisti i akreditimit që do të ndjekë procedurën dhe me të cilën do të komunikojë përgjatë procesit.

Pas aplikimit për akreditim facilitatori mban komunikimin me ASCK-në me specialistin e akreditimit përkatës, para dhe pas çdo takimi. Përpara çdo takimi facilitatori përgatit axhendën e takimit dhe ia dërgon ASCK-së jo më vonë se një javë përpara takimit. Klikoni këtu për të shkarkuar modelin me udhëzimet për hartimin e axhendës dhe shembullin konkret. Gjatë takimit, facilitatori moderon diskutimet, dokumenton dhe siguron mbarëvajtjen e takimit: respekton axhendën e takimit, siguron pjesëmarrjen aktive/kontributin e të gjithë anëtarëve të grupit pjesëmarrës në takim, nxit diskutimin, pyetjet dhe shmang paragjykimin e mendimeve që jepen nga anëtarët e Grupit. Në fund të takimit bashkë me grupin diskuton dhe vendoset axhenda e takimit pasardhës dhe detyrat për çdo anëtar grupi.

Sipas nevojës, bashkë me grupin vendos për të fuar në takim ekspertë jashtë grupit për të mbështetur diskutimin e grupit për një aspekt të caktuar të çështjes së grupit. Eksperti mund të jetë një mjek familje, infermjere familje me eksperiencë, një mjek specialist ose specialist i shëndetit publik.

Në çdo takim facilitatori siguron që çdo anëtar grupi i pranishëm në takim të firmosë tek listë – prezenca e takimit. Modeli i një listë –prezence të përdorur në takim mund të shkarkohet këtu. 

Brenda një jave pas çdo takimi, facilitatori përgatit dhe dërgon të skanuar/fotografuar te specialisti i akreditimit Raportin e Takimit të cilin e bashkëlidh me listë-prezencën në takim me emra, mbiemra dhe firmë të pjesëmarrësve. Lidhur me hartimin e Raportit të takimit shkarkoni modelin me udhëzime për hartimin e tij dhe shembullin. 

Pas takimit të fundit të ciklit të Takimeve, facilitatori dërgon në adresën e specialistit të akreditimit:
1. Raportin e takimit të fundit. Ky raport është i ngjashëm me Raportin e çdo Takimi, por duhet të përfshijë dhe përfundimet e gjithë ciklit të takimeve si përmbushje e qëllimit të përgjithshëm dhe atyre specifke të ciklit të takimeve.
2. Raportin e gjetjeve të vlerësimit të aktivitetit nga anëtarët e Grupit. Në Takimin e fundit Facilitatori i ndan pjesëmarrësve/anëtarëve të grupit Formularin e Vlerësimit të aktivitetit duke i fuar ta plotësojnë në mënyrë anonime. Pas plotësimit nga anëtarët e Grupit, facilitatori i mbledh dhe i analizon për të përgatitur Raportin me gjetjet e vlerësimit të aktivitetit. Shembulli i një raporti të tillë mund të shkarkohet këtu.
3. Përmbledhjen e prezencës në të gjitha takimet. Kjo përmbledhje printohet, firmoset nga Facilitatori dhe Drejtori i Qendrës, vuloset me vulën e institucionit, skanohet/fotografohet dhe i dërgohet ASCK-së. Modeli me udhëzimet për plotësimin e Përmbledhëses së pjesëmarrjes gjendet këtu  dhe një shembull i plotësuar jepet këtu.

Pas marrjes nga ASCK-ja të vendimit të akreditimit me numrin e krediteve për ciklin e përfunduar të takimeve, harton dhe përgatit duke i printuar certifkatat për çdo anëtar grupi të cilat më pas i frmos dhe vulos tek Drejtori i QSH-së. Pajisja me certifkatë e çdo pjesëmarrësi është hapi i fundit i një cikli të një Grupi Kolegësh. Vendimi i akreditimit të një Grupi Kolegësh nga ASCK-ja kërkon si detyrim : (i) pajisjen me certifikatë të anëtarëve të grupit, (ii) certifikata të ketë shënimin “Ky aktivitet është i akredituar nga ASCK “.

Një model certifikate mund ta shkarkoni këtu. Modeli mund të përshtatet me Grupin tuaj duke plotësuar të dhënat si më poshtë:
1. Logoja e QSH tuaj
2. Titulli i aktivitetit tuaj, duke ju referuar letrës nga ASCK-ja
3. Periudha kohore kur jane shtrirë takimet sipas Kalendarit të takimeve që keni zbatuar
4. Emri i anëtarit të grupit
5. Emri i Drejtorit të qendrës tuaj
6. Numri i krediteve që çdo anëtar grupi ka përftuar nga pjesëmarrja referuar orëve efektive të deklaruara në ASCK tek përmbledhja e pjesëmarrjes në takime. Një shembull për llogaritjen e krediteve jepet më poshtë:

Nëse një anëtar Grupi ka marrë pjesë në të gjitha takimet e ciklit, do t’i vihen sa kredite ka Letra përkatëse e ASCK-se, psh 19,2 kredite.
Nëse një anëtar ka marrë pjesë vetëm në 6 orë nga 12 orë efektive (nëse kaq ështe totali i orëve të ciklit tuaj), atëherë pjesëtohet vlera totale e krediteve që ka dhënë ASCK-ja me numrin total të orëve të takimeve (19,2 : 12 orë = 1.6 kredite një orë) dhe gjen me sa kredite është vlerësuar një orë pjesëmarrje. Pastaj shumëzohet 1.6 kredite një orë, me numrin 6 (orët efektive që ka ndjekur anëtari në falë) = 9.6 kredite. Kjo vlerë kreditesh do të shënohet në certifkatën e anëtarit përkatës. Në këtë mënyrë do veprohet për ata anëtarë që nuk kanë qenë në të gjitha takimet.

Pasi të bëhen të gjitha çertifkatat, printohen qofë edhe në një leter të thjeshtë A4, frmosen te Drejtori i Qendrës dhe i jepen anëtarëve të grupit. Është shumë e rëndësishme që të gjithë anëtarët e Grupit të pajisen me certifkatë sepse kështu ata mund t’i referohen për CV- e tyre si dhe për t’ju drejtuar ASCK-së në rast vonese në hedhjen e krediteve.

Facilitatori deklarohet si i tillë në mënyrë vullnetare dhe duhet të mirëpritet nga të gjithë anëtarët e grupit. Një grup Kolegësh zakonisht ka një facilitator, por mund të ketë edhe 2. Në rast se janë 2 facilitatorë, vetëm njëri prej tyre do të jetë personi i kontaktit i deklaruar si i tillë te formulari për aplikim, në komunikimin me ASCK-në. Pamvarësisht nga kjo 2 facilitatorët duhet të bashkëpunojnë dhe mbështesin njëri-tjetrin ndërmjet dhe gjatë takimit duke alternuar rolet në përputhje më punën përgatitore dhe axhendën e çdo takimi.

Facilitatori duhet të ketë motivim personal për kryerjen e këtij roli, duhet të ketë afësi komunikuese dhe të punës në grup si dhe dëshirë për t’u zhvilluar nga pikëpamja profesionale. Duhet të njohë kompjuterin dhe të jetë gati të mësojë dhe zbatojë rregullat e komunikimit me ASCK-në për aktivitetet e Edukimit në Vazhdim.

Roli i facilitatorit
• Krijon grupin dhe me grupin përzgjedh çështjen bazuar në vlerësimin e nevojave të anëtarëve të grupit dhe harton Kalendarin e Takimeve;
• Harton dokumentat dhe aplikon për akreditimin e Grupit të Kolegëve te ASCK-ja dhe mban komunikimin me ASCK-në para dhe pas çdo Takimi;

Gjatë takimit dhe ndërmjet takimeve:
• Moderon takimin, krijon mjedis nxitës dhe mbështetës për diskutime dhe pjesëmarrje nga të gjithë
• Siguron dokumentimin e takimit, propozon axhendën e takimit pasardhës
• Dërgon te ASCK-ja, jo më vonë se një javë përpara çdo takimi Axhendën e takimit pasardhës
• Njofton ASCK-në për ndryshimin e orës dhe/ose anullimin e takimit në çdo kohë përpara takimit. Në këtë rast, informon ASCK-në edhe për datën dhe orën e takimit të ndryshuar
• Raporton te ASCK-ja për takimin e zhvilluar nëpërmjet një Raporti brenda një jave pas çdo takimi
• Mbështet çdo anëtar në kryerjen e detyrave midis takimeve
• Bën raportimin përmbledhës pas takimit të fundit që përfshin: raportin e vlerësimit nga pjesëmarrësit të Grupit të Kolegëve dhe listën përmbledhëse të orëve efektive të pjesëmarrjes të firmosur nga titullari dhe me vulën e institucionit
• Kujdeset për hartimin dhe pajisjen me çertifkatë për pjesëmarrje të anëtarëve të grupit pas marrjes nga ASCK-ja të vendimit të akreditimit

Të gjitha detyrat facilitatori i kryen mbi baza vullnetare, por ky rol e ndihmon atë në:
• Zhvillimin e afësive shprehëse dhe komunikuese me kolegët, me drejtuesin e QSH-së dhe me ASCK-në.
• Zhvillimin e afësive analitike dhe sintetike të të dhënave/fakteve që dalin/ndeshen gjatë funksionimit të grupit.
• Zhvillimin e afësive klinike mjekësore si anëtarët e tjerë të grupit.
• Marrjen e dyfshit të krediteve në krahasim me anëtarët e grupit.

Anëtarët e një grupi duhet të kenë bashkëpunim dhe mirëkuptim ndërmjet tyre. Kontributi aktiv i të gjithë anëtarëve të Grupit dhe fryma e punës në ekip janë thelbësore në
mbarëvajtjen e gjithë ciklit të GK. Takimi i grupit të kolegëve në dallim nga trajnimet klasike bazohet në kontributin e anëtarëve të tij në varësi të axhendës së takimit dhe të detyrave që ka patur çdo anëtar përpara dhe gjatë takimit. Axhenda e takimit pasardhës dhe detyrat për çdo anëtar grupi vendosen bashkë me grupin në fund të çdo takimi.

Anëtarët e grupit duhet të jenë të përgjegjshëm në kryerjen e detyrave përpara çdo takimi. Ndarja e detyrave ndërmjet anëtarëve të grupit sipas rastit mund të bëhet me sistem rotacioni në mënyrë që çdo anëtar të ketë mundësi të kontribuojë dhe të marrë pjesë aktivisht në diskutime.

Vetë takimi është një proces që kërkon pjesëmarrjen, ndërveprimin e të gjithë anëtarëve të grupit me besim dhe pa paragjykime për mendimet e shprehura nga kolegët.
Anëtarët e grupit duhet të respektojnë kohën e fllimit dhe të mbarimit të çdo takimi. Anëtarët e grupit nga takimi në takim zhvillojnë kapacitetin jo vetëm për të prezantuar eksperiencën e tyre, por edhe atë të reagimit/komentimit të eksperiencës së kolegëve. Asnjë anëtar nuk ka nevojë të paguajë për pjesëmarrje në një Grup Kolegësh. Aktivitetet e Edukimit në Vazhdim të organizuara nga institucionet publike për punonjësit e tyre përjashtohen
nga tarifa e akreditimit. Përftimet nga angazhimi në një grup kolegësh nuk janë fnanciare, por profesionale: zhvillim personal profesional, përmirësim i marrëdhënieve me kolegët dhe i punës në ekip si dhe marrja e krediteve në varësi të numrit të takimeve dhe të kohëzgjatjes efektive të takimeve.